B. Καυκάς AE: Η ιδεώδης λύση στη δημιουργία νέων συνεργατικών μοντέλων με την βελτιστοποίηση τεχνολογιών αιχμής και την αξιοποίηση καινοτομιών

Η Ανάγκη & η Πρωτοβουλία

Για την Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε., η διαχείριση και καταχώρηση υπεράριθμων παραστατικών ήταν μια χρονοβόρα & δαπανηρή διαδικασία παρόλο που γινόταν με ιδίους πόρους. Η αρχειοθέτηση και η αναζήτηση αρχείων απαιτούσε συστηματική και εντατική απασχόληση παραγωγικού χρόνου των στελεχών της εταιρείας σε επαναλαμβανόμενες εργασίες ενισχύοντας το χαρτοβασίλειο της επιχείρησης (Μ.Ο. χρόνου διαχείρισης/παραστατικό από την έκδοση μέχρι την αρχειοθέτηση/ανάκτηση = 7,6-8’).
Οι γραφειοκρατικές διαδικασίες, επίσης δεν συνάδουν με την περιβαλλοντική συνείδηση της Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε.. Η δαπάνη 2 σελίδων χαρτιού/παραστατικό δημιουργούσε περιβαλλοντικό κόστος, εκτοξεύοντας τα λειτουργικά έξοδα στα ύψη.

Η Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε. σε μεγέθη – Δεδομένα
Ετήσιος τζίρος (2016) : 123.000.000€
Επενδύσεις (2017) : 4.000.000€
Εκτύπωση/Αποστολή Τιμολογίου: 0,49€
Αρχειοθέτηση: 0,36€
Επαναποστολή χαμένων τιμολογίων: 0,49€
Διαχείριση διαφορών: 1.24€
Σύνολο: 2.58€
Για 16,000 παραστατικά/ημέρα: 41.280€

 

Πρόκληση:

Η διαχείριση & αρχειοθέτηση >430.000 παραστατικών/μήνα σε 6ήμερη βάση σε >120 σημεία εκτυπώσεων (2 φορολογικοί μηχανισμοί/κατάστημα), με customized διαδικασία όπου λαμβάνεται online απόφαση εκτύπωσης του παραστατικού με βάση 4 μεταβλητές όπου η τέταρτη περιείχε 3 επιπλέον κριτήρια, αύξησαν γεωμετρικά την πολυπλοκότητα. Επιπρόσθετα, η λήψη των Δ.Α. έτσι ώστε τη στιγμή της παράδοσης των εμπορευμάτων τα Δ.Α. να είναι ήδη περασμένα στο σύστημα, η αποστολή παραγγελιών και η λήψη άυλων παραστατικών με αυτόματη καταχώρηση και πρόσβαση στο portal της εταιρίας έχοντας πρώτα περάσει από την R@L Υπηρεσία, καθώς και ο περιορισμένος διαθέσιμος χρόνος υλοποίησης, σε συνδυασμό με την ένταση της εργασίας της Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε. απογείωσαν την περιπλοκότητα του έργου.

Στόχοι του έργου:
Τάχιστη ψηφιοποίηση του συνόλου των χάρτινων παραστατικών
Ενίσχυση της ανταγωνιστικότητας, εξαλείφοντας κόστη ελέγχων & επανελέγχων λόγω λαθών, πετυχαίνοντας τη βέλτιστη αξιοποίηση του χρόνου
– Εξασφάλιση της νομιμότητας & της ασφάλειας στις εμπορικές συναλλαγές
Ενίσχυση της ταχύτητας εξυπηρέτησης του λογιστηρίου
Μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος

Μετά από ενδελεχή μελέτη βάσει κριτηρίων με μετρήσιμα αποτελέσματα για τη μείωση του λειτουργικού κόστους, η Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε. συνεργάστηκε με τη Retail@Link στη λύση R@L e-Invoicing BizDocΕΕ, για την ολική αποδέσμευση από το χαρτί στα αξιακά παραστατικά και την πλήρη αντικατάσταση με ηλεκτρονικά, καθώς και την τοπική ηλεκτρονική αρχειοθέτησή τους. Αξιοποιώντας την υπάρχουσα υποδομή υλοποιήθηκε επιπρόσθετα η λύση R@L EDI, για την αυτοματοποιημένη καταχώριση των παραστατικών και αποστολή των παραγγελιών για περεταίρω οικονομίες κλίμακας σε χρονοβόρες διαδικασίες συνεννοήσεων και διαχείρισης λαθών.

Στην ενίσχυση των εσωτερικών λειτουργιών και των εμπορικών σχέσεων, προστέθηκε η διαδικασία λήψης των Δελτίων Αποστολής (Δ.Α.) έτσι ώστε όταν οι προμηθευτές παραδίδουν, τα αντίστοιχα Δ.Α. να είναι ήδη καταχωρημένα για τη διευκόλυνση της παραλαβής από τα καταστήματα, μειώνοντας τον χρόνο παραλαβής/καταχώρησης/ενημέρωσης, ενισχύοντας την καινοτομία της R@L λύσης. Επιπλέον υλοποιήθηκε η υπηρεσία R@L e-Invoicing εισερχομένων παραστατικών, όπου τα άυλα παραστατικά των προμηθευτών της Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε. αρχειοθετούνται αυτοματοποιημένα μέσα στην εφαρμογή R@L e-Invoicing BizDocEE, αφού πρώτα συσχετισθούν και ελεγχθούν με τα αντίστοιχα EDI παραστατικά που χρησιμοποιούνται για τις λογιστικές εγγραφές στο πληροφοριακό σύστημα της Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε..

Επιπρόσθετα η λύση στην διαδικασία της άυλης αποστολής των παραστατικών μέσω της υπάρχουσας ιστοσελίδας (Portal) της Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε. στο διαδίκτυο αντιμετωπίστηκε με τη δημιουργία «γέφυρας» ανάμεσα στην database της Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε. και της R@L πλατφόρμας για την αποϋλοποίηση των τιμολογίων πώλησης/πιστωτικών τα οποία περνώντας μέσα από το R@L e-Invoicing RLBizDocEE γίνονται διαθέσιμα στο portal της εταιρίας για άμεση πρόσβαση από τους πελάτες.
Τέλος, η αναβάθμιση της υπηρεσίας σε αναβαθμισμένη έκδοση για τα 120 σημεία πώλησης σε 5 ημέρες χωρίς να επηρεαστούν οι εντατικές καθημερινές λειτουργίες ή να αντιληφθεί ο παραλήπτης του παραστατικού καθυστερήσεις/δυσλειτουργίες, αποτέλεσε μία ακόμα πρόκληση στην υλοποίηση.

Για την αποτελεσματική υλοποίηση, δημιουργήθηκαν ομάδες έργου που με απόλυτο συντονισμό και με την έμπειρη καθοδήγηση της Retail@Link ολοκλήρωσαν το έργο στον τάχιστο χρόνο των 4 εβδομάδων.

Βήματα:

  • Καταγραφή απαιτήσεων: Λεπτομερής περιγραφή αναγκών για τη βέλτιστη λύση
  • Καθορισμός στόχων: Οι καθημερινές λειτουργίες να είναι ανεμπόδιστες από την παράλληλη λειτουργία των 2 εκδόσεων λογισμικού.
  • Δημιουργία time plan: Χρονικό πλαίσιο υλοποίησης 5 ημερών
  • Fine tuning: Χρονικό περιθώριο 20 ημερών για το λεπτό συντονισμό
  • Go live, με την από κοινού συμφωνία για τη λειτουργική αρτιότητα του έργου και την πλήρη κάλυψη των αναγκών

Χάρη στη διαρκή υποστήριξη της Retail@Link, τα αποτελέσματα & οφέλη που αποκόμισε η Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε. από την υλοποίηση του καινοτόμου μοντέλου συνεργασίας, αναγράφονται παρακάτω:

Μεγέθη Αποτελεσμάτων & Οφέλη
Αριθμός Παραστατικών (μήνα/άυλη τιμολόγηση) : 28.300
Εισερχόμενα Παραστατικά EDI/μήνα : 18.500
Εξερχόμενα Παραστατικά EDI/μήνα/e-Ordering : 8.000
Αρχειοθετούμενα Παραστατικά/μήνα : 430.000
Αριθμός Παραστατικών ετησίως : >5.000.000 ετησίως
Εξοικονόμηση (Α4) : 100.000 σελίδες
Εξοικονόμηση (€) : 850.000
Κόστος Παραστατικού/Πριν : 2,58
Κόστος Παραστατικού/Μετά :0,55
Αριθμός Σημείων Εκτυπώσεων :60
Αριθμός Φορολογικών Μηχανισμών ανά Σημείο Εκτύπωσης : 2
Συνολικός Αριθμός Σημείων :120
Κόστος Επένδυσης : 13.000
Απόσβεση : <2 μήνες
Μείωση Κόστους Αποθήκευσης Τιμολογίων/Πιστωτικών : 100%
Εκτύπωση/αποστολή τιμολογίου : 100%
Επαναποστολή χαμένων παραστατικών : 100%
Μείωση ελέγχου εισπράξεων σε χρόνο : 90%
Eτήσιο Κόστος Ελέγχων σε χρόνο : 50%
Περιβαλλοντική Εξοικονόμηση:
CO2 kg : 7038
Δέντρα : 124,20
Απορρίμματα Νερού m³ : 393
Στερεά Απόβλητα kg : 518
Διαχειριστικός Χρόνος (λεπτά):
Πριν : 8’
Μετά : 1,5’
% Μείωσης : -75%

 

The Perfect 10
Η Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε. αξιοποίησε μια μοναδική ευκαιρία λειτουργικής βελτιστοποίησης, και με τη Retail@Link, δημιούργησαν ένα καινοτόμο & τεχνολογικά άρτιο οικοσύστημα αξιοποιώντας τις δυνατότητες του οutsourcing και βελτιώνοντας την απόδοση με 10 απτά οφέλη.
1. Κατακόρυφη μείωση κόστους μέσω: Αποϋλοποίησης των παραστατικών, Τοπική Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Εισερχομένων/Εξερχομένων Παραστατικών και Αυτοματοποιημένη Καταχώρηση Εισερχομένων
2. Βελτίωση της παραγωγικότητας, εξαλείφοντας επαναλαμβανόμενες διαδικασίες & αύξηση της ορατότητας στη διαχείριση του λογιστηρίου
3. ROI <2 μηνών
4. Απόλυτη συμβατότητα με το σύνθετο ERP της Β.ΚΑΥΚΑΣ Α.Ε., χωρίς επένδυση σε OPEX/CAPEX, ή περαιτέρω επενδύσεις στο υπάρχον πληροφοριακό σύστημα
5. Εύκολη διασύνδεση με τους εμπορικούς συνεργάτες και ταχύτητα εξυπηρέτησης, μέσω της αυτοματοποιημένης ηλεκτρονικής διακίνησης παραστατικών, με ασφάλεια, διαφάνεια και αξιοπιστία χάρη στην τεχνογνωσία της Retail@Link            6. Συνεχής Ευθυγράμμιση και εναρμόνιση με το Φορολογικό Νόμο
7. Ενημέρωση και ορατότητα των συναλλασσομένων για την αποστολή/παραλαβή των παραστατικών & πληρέστερες συμφωνίες λογαριασμών
8. License Based προϊόν με δυνατότητα συνεργασίας με outsourced SaaS υπηρεσίες και εύκολη επεκτασιμότητα στις υπόλοιπες R@L λύσεις
9. Μειωμένο περιβαλλοντικό αποτύπωμα
10. Συμμετοχή στην αναπτυσσόμενη R@L ηλεκτρονική κοινότητα των >55.000 συνεργαζόμενων επιχειρήσεων, με άμεση διασύνδεση και επεκτασιμότητα

Οι συνδυαστικές λύσεις Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης & e-Invoicing EDI/e-ordering της Retail@Link δίνουν την πλήρη ευελιξία της τοπικής διαχείρισης, ενώ παράλληλα οδηγούν σε κατακόρυφη μείωση του κόστους και στην βελτιστοποίηση των επιχειρησιακών διεργασιών. Η Retail@Link προσφέρει μέσα από τεχνολογίες αιχμής ένα υπερσύγχρονο πρωτοποριακό μοντέλο customized υπηρεσιών, απογειώνοντας την ανταγωνιστικότητά και επιτρέποντας την εστίαση στο core business με ταχύτερη εξυπηρέτηση των εμπορικών συναλλαγών, επιτυγχάνοντας κατακόρυφη μείωση κόστους στις καθημερινά επαναλαμβανόμενες λειτουργίες.