Τα συντριπτικά οφέλη της εφαρμογής καινοτόμων υπηρεσιών στο παραδοσιακό δίκτυο αντιπροσώπων της ΔΩΔΩΝΗ

Ανάγκη & Πρωτοβουλία
Η εξεύρεση λύσης για τη real-time καθημερινή συλλογή Sell-Out data του διαδεδομένου γεωγραφικά δικτύου αντιπροσώπων γαλακτοκομικών της ΔΩΔΩΝΗ, βασισμένη στην ιδιαιτερότητα των αναγκών των συνεργατών & των προϊόντων (ημερομηνία λήξης, αποθήκευση σε ψυγεία, ειδικές συνθήκες διανομής, επιστρεφόμενα προιόντα κλπ), αποτέλεσε τη βάση του έργου.

Η Πρόκληση
Η συλλογή καθημερινών στοιχείων πωλήσεων (sell-out data) των αντιπροσώπων από ετερογενή πληροφορικά συστήματα βασισμένα στο συνδυασμό των απαιτήσεων της ΔΩΔΩΝΗ & των ανομοιογενών αναγκών κάθε συνεργάτη που απαιτούσε ξεχωριστό customization, παράλληλα με τις εσωτερικές οργανωτικές/ιδιοκτησιακές αλλαγές που έλαβαν χώρα αλλά και με τον περιορισμένο χρόνο/παραδοσιακή λειτουργία των αντιπροσώπων για την υποστήριξη του έργου, με στόχο την κεντρική ενοποίηση όλων των διοικητικών μονάδων μιας παραδοσιακής επιχείρησης που χαρακτηρίζεται από έντονη γεωγραφική διασπορά.

Η μετάβαση των αντιπροσώπων στην πλήρως αυτοματοποιημένη συλλογή δεδομένων πώλησης εξασφάλισε real-time αξιόπιστη εικόνα της απόδοσης του δικτύου για τη χάραξη της win-win εμπορικής στρατηγικής. Tο Business Intelligence portal της Retail@Link παρέχει πλούσια απεικόνιση των στοιχείων πωλήσεων & επιτρέπει στη ΔΩΔΩΝΗ να παρέχει proactive εξυπηρέτηση στις καταναλωτικές ανάγκες και να διαγνώσει εγκαίρως τις αγοραίες τάσεις.
Μέσω του πρωτοποριακού συνεργατικού μοντέλου e-DCM (e-Distributors Channel Management) εξασφαλίζεται αυξημένη ορατότητα & ακρίβεια με την άμεση συλλογή των sell-out data για 290 κωδικούς (και των προωθητικών, packs, special offers) για καθένα από τους 15 αντιπροσώπους στην Ελλάδα. Αυτός ο στόχος αποτέλεσε προτεραιότητα για τη ΔΩΔΩΝΗ που εμπιστεύτηκε στη Retail@Link τη δημιουργία σουίτας εξατομικευμένων & εξελίξιμων λύσεων βάσει των ετερογενών αιτημάτων κάθε cluster αντιπροσώπων για τη διαρκή βελτίωση της αποτελεσματικότητας & με μελλοντική εφαρμογή των λύσεων στα σημεία πώλησης στο εξωτερικό (εξαγωγές).

Για την εξεύρεση της βέλτιστης λύσης τέθηκαν αδιαπραγμάτευτα κριτήρια (ταχύτητα ένταξης, επιτάχυνση συλλογής sellout data, αξιοπιστία δεδομένων, ορατότητα δικτύου, ευελιξία του παρόχου στο πλαίσιο οργανωτικών αλλαγών, σύστημα διασφάλισης εχεμύθειας) από τη νέα διοίκηση που αποτελείται από οργανισμό χρηματοδότησης (fund) με βάση το εξωτερικό. Συγκεκριμένα, επέλεξε τη Retail@Link να δώσει λύση στην ανάγκη του απομακρυσμένου & ακριβή ελέγχου της ΔΩΔΩΝΗ με πλήρη ορατότητα σε όλο το μήκος της αλυσίδας συνεργασίας, καθώς όλες οι διοικητικές μονάδες έχουν έντονη γεωγραφική διασπορά (εργοστάσιο, μηχανογράφηση, παραγωγή, επενδυτές, δίκτυο αντιπροσώπων) προσφέροντας ένα ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης για την πλήρη εικόνα των δραστηριοτήτων της επιχείρησης, real-time μέσα από ένα διαφανές digital περιβάλλον εργασίας.

Επιπλέον λόγω των ιδιαιτεροτήτων του δικτύου χονδρεμπόρων δόθηκαν μια σειρά από λύσεις που προσαρμόζονται στην δραστηριότητα του κάθε χονδρεμπόρου, αλλά συνάδουν με τον στόχο του έργου.

Παρακάτω οι διαφορετικές customized λύσεις που εφαρμόστηκαν:

Α)  Εγκατάσταση του λογισμικού Database connector της Retail@Link που αντλεί άμεσα στοιχεία από το πληροφοριακό σύστημα των αντιπροσώπων, για την ενημέρωση μεταξύ των πληροφοριακών συστημάτων αντιπροσώπου-προμηθευτή.

Β) Εγκατάσταση του λογισμικού EDI Connector σε τοπική πληροφοριακή μονάδα του αντιπροσώπου, από όπου στέλνει txt αρχεία σε γραμμογράφηση που έχει δοθεί από τη Retail@Link

Γ) Δημιουργία χρονοπρογραμματισμένων εργασιών που αποστέλλουν αυτόματα τα απαιτούμενα αρχεία στη Retail@Link, για όσους αντιπροσώπους έχουν εγκατεστημένο το ERP Entersoft Business Suite

Δ) Εγκατάσταση λογισμικού στο σημείο εκτύπωσης του αντιπροσώπου (printer monitoring) για την επεξεργασία του spool αρχείου που περιέχει τα δεδομένα των παραστατικών που αποστέλλονται στη Retail@Link

E) Δημιουργία ειδικού portal όπου ο αντιπρόσωπος ανεβάζει το αρχείο με τα δεδομένα (file upload) για τις περιπτώσεις που το πληροφοριακό του σύστημα είναι παλαιότερης τεχνολογίας.

 

Η συλλογή των δεδομένων κάθε λύσης γίνεται υπ’ ευθύνη/οργάνωση της Retail@Link, που αναλαμβάνει τη διαδικασία συσχέτισης & αναγνώρισης των δεδομένων (mapping) σε κωδικούς, περιγραφή, μονάδα μέτρησης & τελικό σημείο πώλησης (αφαιρώντας σημαντικό διαχειριστικό βάρος) & διαμορφώνοντας ένα επεξεργασμένο αρχείο που αποστέλλεται στη ΔΩΔΩΝΗ μέσω του BI portal με έτοιμες & προ-εγκεκριμένες αναφορές.

Η πρωτοποριακή προσέγγιση της λύσης R@L e-DCM ενίσχυσε την συνεργατική βάση μέσω της ηλεκτρονικής διασύνδεσης, εκμηδενίζοντας τις αποστάσεις, ενώ ο εκσυγχρονισμός συνδυαστικών τεχνολογιών, απογείωσε την ανταγωνιστικότητα της ΔΩΔΩΝΗ, προσφέροντας την ιδεώδη λύση στην σημαντικότατη ανάγκη της που καθορίζει τις στρατηγικές αποφάσεις: RealTime SellOut Data.

 

Η Retail@Link επιλέχθηκε για την:

  • Αυτοματοποιημένη/Ασφαλή ανταλλαγή sellout data μέσω του R@L eDCM και παρακολούθηση της εμπορικής δραστηριότητας του αντιπροσώπου
  • Μηδενική επένδυση σε πληροφοριακά συστήματα στο δίκτυο αντιπροσώπων & άμεση εφαρμογή ανεξάρτητα των ετερόκλητων πληροφοριακών συστημάτων
  • Πλούσιες στατιστικές αναφορές/γραφικά, μέσα από το εξελιγμένο B.I. Online portal της Retail@Link & ανταλλαγή πολύτιμης γνώσης σε όλο το δίκτυο εφαρμόζοντας μία win-win προσέγγιση με αμοιβαίο όφελος
  • Καθημερινή τροφοδότηση του B.I. της ΔΩΔΩΝΗ με real-time ανανεωμένα δεδομένα για στρατηγικές αποφάσεις & proactive ενέργειες στις ανάγκες της αγοράς

Στην επιτυχία του έργου συνέβαλλε η ευελιξία εγκατάστασης των πληροφοριακών  συστημάτων της ΔΩΔΩΝΗ, καθώς και η εσωτερική της ομάδα υποστήριξης (Εμπορικό, ΙΤ) και των αντιπροσώπων για την αναμόρφωση της παραδοσιακής δομής στον τάχιστο χρόνο των 3 μηνών

  • Καταγραφή απαιτήσεων: Λεπτομερής περιγραφή αναγκών για τη βέλτιστη λύση για κάθε cluster αντιπροσώπων
  • Δημιουργία time plan: Χρονικό πλαίσιο υλοποίησης
  • Υποστήριξη Αρχικοποίησης: Η Retail@Link επικοινώνησε με κάθε αντιπρόσωπο για τη συλλογή δεδομένων & αντιπαραβολή με τα δεδομένα της ΔΩΔΩΝΗ
  • Fine tuning: Περιθώριο 15 ημερών για το λεπτό συντονισμό χωρίς την ανάμειξη μηχανογράφου (μόνο για την παραχώρηση πρόσβαση για ελέγχους ορθότητας της ανταλλαγής αρχείων)
  • Go live με την από κοινού συμφωνία για τη λειτουργική αρτιότητα του έργου και την πλήρη κάλυψη των αναγκών

Τα πολλαπλασιαστικά οφέλη του ευέλικτου, πρωτοποριακού & συνεργατικού μοντέλου της Retail@Link για τις ανάγκες της ΔΩΔΩΝΗ που εφάρμοσε στο παραδοσιακής λειτουργίας δίκτυο αξιοποιώντας τις δυνατότητες του outsourcing,  βασίστηκε σε τεχνολογίες αιχμής & αξιοποίηση καινοτομιών που έσπασαν τα δεσμά χρόνου & απόστασης των διάσπαρτων σημείων των συνεργατών, βελτιστοποιώντας τις διαδικασίες & απογειώνοντας την ανταγωνιστικότητα δημιουργώντας θεαματικά οφέλη:

Διαδικασία Όφελος
Επιτάχυνση διαδικασίας συλλογής στοιχείων πωλήσεων >97%
Ποιότητα/Ακρίβεια στοιχείων (αυτοματοποιημένα) >99%
Διαχειριστικός χρόνος από τον αντιπρόσωπο/μήνα 1,5h
Μείωση χρόνου εγκατάστασης για κάθε απομακρυσμένη σύνδεση 70%
ROI <2 μήνες
Προγραμματισμός cash flow 100%
Λειτουργικό κόστος -65%
Μείωση χρόνου καταχώρησης sell-out data 100%
Μείωση ελέγχου διαδικασιών λογιστηρίου >90%
Eτήσιο Κόστος Ελέγχων <95%

 

e-DCM Συλλογή στοιχείων Ημέρες Διαχειριστικός χρόνος Λεπτά
Πριν 14 Πριν 17
Μετά 1 Μετά 1,5
Ταχύτητα 97% Διαχειρ/κός χρόνος -75%

 

  • Οι δυναμικές στατιστικές αναλύσεις & το καθημερινό πλήρες reporting μέσα από το ευέλικτο/εύχρηστο Β.Ι. portal, λειτουργούν ως κινητός σύμβουλος στρατηγικών αποφάσεων, προσβάσιμος από κάθε κινητή/σταθερή συσκευή
  1. Scrollers/Crystal Reports/Dashboards/Cubes/ Geo Analytics: πολύτιμα εργαλεία λήψης εμπορικών αποφάσεων βασισμένα σε real data.
  2. CustomerInsight Analysis: επιτρέπει στη ΔΩΔΩΝΗ να ανακαλύψει κάθε καταναλωτή & να ευθυγραμμιστεί στις απαιτήσεις του πριν τους ανταγωνιστές μέσα από τη στοχευμένη τμηματοποίηση των γεωγραφικών περιοχών/αντιπροσώπων/πελατών
  • Αυτοματοποίηση συλλογής/ανταλλαγής δεδομένων πωλήσεων ταχύτατα, με ασφάλεια, διαφάνεια, εμπιστευτικότητα, αξιοπιστία
  • Διαλειτουργικότητα/Εφαρμοσιμότητα/Ευκολία υλοποίησης & χρήσης της λύσης χωρίς περιορισμούς από τα υφιστάμενα πληροφοριακά συστήματα
  • Ευκολότερη/Εγκυρότερη παρακολούθηση της απόδοσης του δικτύου βελτιώνοντας τη στόχευση προσφορών & ενεργειών marketing ανά γεωγραφική ζώνη με καλύτερη κατανόηση των καταναλωτικών αναγκών
  • Εύκολος υπολογισμός Rebates/Bonus πωλήσεων με βελτιωμένο προγραμματισμό των παροχών
  • Εύκολη επεκτασιμότητα στις R@L λύσεις:e-Invoicing, e-Archiving, & Συνεργατική Αναπλήρωση (CRP/VMI) με άμεσες συνέργειες
  • Η υποδομή διασύνδεσης της Retail@Link διευκολύνει & επιτρέπει μελλοντικές επεκτάσεις (αποστολή καρτέλας πελάτη/παραγγελιών, % επίτευξης στόχων, bonus πωλήσεων)
  • Βελτιωμένη συνεργασία/ορατότητα
  • Ανάλυση Service Level: συχνότητα παραδόσεων, πλήθος skus, μέση αξία παράδοσης
  • Μειωμένο περιβαλλοντικό αποτύπωμα & λειτουργικό κόστος, λόγω κατάργησης του χαρτιού

«Η συνεργασία με τη Retail@Link μας υποστηρίζει στην αυτοματοποιημένη πληροφόρηση των SellOut Data, επιταχύνοντας για εμάς και τους συνεργάτες την ολοκλήρωση των άλλοτε χειροκίνητων διαδικασιών στη συνεργασία μας. H λύση R@L eDCM είναι δοκιμασμένη στο απαιτητικότατο περιβάλλον του χονδρεμπορίου, ενώ υποστηρίζεται από το εξειδικευμένο & έμπειρο dedicated στην υπηρεσία προσωπικό. Μέσα από τον υπερσύγχρονο κοινό κόμβο επικοινωνίας, (Online Β.Ι. portal), έχουμε πλήρη εικόνα των SellOut Data για  καλύτερη στόχευση & ταχύτερη εξυπηρέτηση των αναγκών κάθε κρίκου της αλυσίδας, μεταμορφώνοντάς τη σε αλυσίδα αξίας.»