Στρατηγική συνεργασία μεταξύ Avis και Retail@Link στις λύσεις Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης / Αρχειοθέτησης και Αυτοματοποιημένης Καταχώρησης Δεδομένων

 Ανάγκη & Πρωτοβουλία

Η ψηφιακή αναβάθμιση με στόχο την αποδέσμευση από τις υφιστάμενες “χειροκίνητες” διαδικασίες, καθώς και ο εκσυγχρονισμός των υποδομών, αποτέλεσαν στρατηγικούς στόχους για την Avis. Η πλήρης αντικατάσταση της διαχείρισης και αρχειοθέτησης 45.000 παραστατικών / μήνα ήταν επιτακτική ανάγκη, καθώς αποτελούσε μια χρονοβόρα και δαπανηρή διαδικασία, η οποία γινόταν εσωτερικά. Επιπρόσθετα, η αναζήτηση αρχείων απαιτούσε συνεχή απασχόληση παραγωγικού χρόνου των στελεχών σε γραφειοκρατικές  εργασίες. Παράλληλα, τα λειτουργικά κόστη έκδοσης τέτοιου όγκου χάρτινων παραστατικών ήταν ιδιαίτερα αυξημένα, επιβαρύνοντας σημαντικά το περιβαλλοντικό αποτύπωμα της επιχείρησης. Τέλος, η καθημερινή διαδικασία πληκτρολόγησης εισερχομένων παραστατικών στο ERP της Avis, καθώς και των (επαν)ελέγχων ορθότητας και διόρθωσης λαθών, στερούσε πολύτιμο χρόνο από πιο παραγωγικές διαδικασίες.

 

Στόχοι του έργου:

  1. Τάχιστη ψηφιοποίηση του συνόλου των χάρτινων παραστατικών
  2. Βέλτιστη αξιοποίηση του χρόνου στο λογιστήριο, με εξάλειψη του κόστους πολλαπλών ελέγχων λόγω λαθών και χαμένων παραστατικών
  3. Εξασφάλιση της νομιμότητας και της ασφάλειας στις εμπορικές συναλλαγές
  4. Μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος

Προκλήσεις:

  • Η διαχείριση και αρχειοθέτηση 45.000 παραστατικών / μήνα (τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, αποζημιώσεων/επιδιορθώσεων, πιστωτικά και ακυρωτικά για 80 σταθμούς ενοικίασης  και στόλο 31.000 οχημάτων)
  • Η έκδοση 12.800 αξιακών παραστατικών / 4μηνο μέσω της άυλης τιμολόγησης
  • Η καταχώρηση 11.900 εισερχομένων παραστατικών/ μήνα απευθείας στο ERP
  • Η μεταφορά στο νέο σύστημα 76.000 παραστατικών του 2017 που αφορούσαν πελάτες ηλεκτρονικής τιμολόγησης, σε μόλις 1 μήνα
  • Η συνδυαστική εφαρμογή τριών διαφορετικών υπηρεσιών στο πληροφοριακό σύστημα και η πρόβλεψη των απαραίτητων δικλείδων ασφαλείας για την απρόσκοπτη λειτουργία του συστήματος, αλλά και την εύρυθμη συνεργασία με τα υπόλοιπα συστήματα της εταιρείας

Δυσκολίες:

  • Προετοιμασία ομαδοποίησης των κωδικών για την υλοποίηση της λύσης EDI (Electronic Data Interchange) μεταξύ της Avis και των προμηθευτών της με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι μετέπειτα διαχειρίσιμοι
  • Η τυποποίησης της εισαγωγή των κωδικών της Avis στα συστήματα των προμηθευτών, που αποτέλεσε μια επίπονη και χρονοβόρα διαδικασία καθώς και η διαδικασία εισαγωγής και νέων κωδικών παράλληλα με τις δοκιμές, που απαιτούσε ιδιαίτερη προσοχή και χειρισμούς, για την αποφυγή λαθών.
  • Η δημιουργία διαφορετικού template e-mail ανά παραστατικό, το οποίο προϋπέθετε αυτόματο διαχωρισμό και διαφοροποίηση, πριν την αποστολή.
  • Η δημιουργία γέφυρας μεταξύ της πλατφόρμας “myavis.gr” και του πληροφοριακού συστήματος της Avis, για την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης πελατών Leasing καθώς και πελατών μικρής περιόδου ενοικίασης και η ορθή εναρμόνιση των δεδομένων στο πληροφοριακό σύστημα της Avis, που απαιτούσε την ακριβώς αντίστροφη διαδικασία.

Μετά από ενδελεχή μελέτη βάσει κριτηρίων με μετρήσιμα αποτελέσματα για τη μείωση του κόστους καθώς και την αναβάθμιση και αυτοματοποίηση των εμπορικών συνεργασιών, η Avis επέλεξε την Retail@Link για τη συνδυαστική λύση R@L eInvoicing, R@L eInvoicing BizDocΕΕ και R@L eInvoicing EDI, η οποία ανταποκρίθηκε πλήρως στις αυξημένες απαιτήσεις της Avis, συνδυάζοντας ετερόκλητες ανάγκες τόσο της εταιρείας όσο και των πελατών / προμηθευτών της.

Με την εφαρμογή της λύσης R@L eInvoicing, η Retail@Link αναλαμβάνει τη μετάβαση  στην άυλη αποστολή και την ολοκληρωμένη ηλεκτρονική διαχείριση κάθε αξιακού παραστατικού που παράγει η Avis με απόλυτη ασφάλεια, ταχύτητα και νομιμότητα, παρέχοντας βελτιωμένη ορατότητα σε όλο το εύρος της τιμολόγησης.

Αξιοποιώντας την υπάρχουσα δομή της Avis, λόγω της υλοποίησης της υπηρεσίας της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, η Retail@Link εφάρμοσε τη λύση R@L eInvoicing BizDocΕΕ για την ολική αποδέσμευση από το χαρτί στα εξερχόμενα αξιακά παραστατικά και την πλήρη αντικατάσταση με ηλεκτρονικά, καθώς και την τοπική ηλεκτρονική αρχειοθέτησή τους. Η Avis έχει real time πρόσβαση στα παραστατικά μέσα από την υπηρεσία R@L e-Invoicing BizDocΕΕ αλλά και από το e-Invoicing portal της Retail@Link. Παράλληλα, όσοι πελάτες της Avis συμμετέχουν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση και λαμβάνουν ηλεκτρονικά παραστατικά, έχουν πρόσβαση σε αυτά μέσω της υπηρεσίας R@L e-Invoicing BizDocΕΕ από την πλατφόρμα “myavis.gr” που ανατροφοδοτείται με δεδομένα από το e-Invoicing portal της Retail@Link.

Επιπρόσθετα υλοποιήθηκε η λύση R@L eInvoicing EDI, για την αυτοματοποιημένη εισαγωγή των παραστατικών των προμηθευτών για περαιτέρω οικονομίες κλίμακας, δίνοντας τη δυνατότητα στην Avis να έχει πλήρη εικόνα των εισερχόμενων παραστατικών της μέχρι και την προηγούμενη μέρα. Συγκεκριμένα η Retail@Link μετασχηματίζει το αρχείο που στέλνει ο προμηθευτής, κάνοντας την απαραίτητη αντιπαραβολή των κωδικών πριν την αυτοματοποιημένη εισαγωγή στο ERP της Avis.

Παράλληλα με τη συνδυαστική λειτουργία των τριών υπηρεσιών, δημιουργήθηκε ειδική διαδικασία για την αποστολή διαφορετικού e-mail template ανά παραστατικό, πράγμα που προϋπέθετε αυτόματο διαχωρισμό και διαφοροποίηση πριν κάθε αποστολή, βάσει κριτηρίων που δόθηκαν από την Avis.

Με την τεχνογνωσία και τη διαρκή υποστήριξη της Retail@Link στην υλοποίηση αυτού του καινοτόμου συνεργατικού μοντέλου, η Avis αποκόμισε τα παρακάτω οφέλη:

 

Πλήθος δεδομένων
Αρχειοθετούμενα παραστατικά/μήνα 45.000
Εισερχόμενα παραστατικά EDI/μήνα 11.900
Παραστατικά άυλης τιμολόγησης / μήνα 3.200
Οφέλη
Κόστος ανά παραστατικό πριν 2,58
Κόστος ανά παραστατικό μετά 0,55
Απόσβεση <2 μήνες
% Μείωσης κόστους αποθήκευσης παραστατικών 100%
% Μείωσης χρόνου εκτύπωσης/αποστολής τιμολογίου 100%
Χρόνος επαναποστολής χαμένων παραστατικών 0%
% Μείωσης χρόνου ελέγχου εισπράξεων 95%
% Μείωσης χρόνου ετήσιων ελέγχων 50%
% Μείωσης συνολικού διαχειριστικού χρόνου 85%

Η Avis συνεργάστηκε με τη Retail@Link και δημιούργησαν ένα τεχνολογικά άρτιο οικοσύστημα βασισμένο στις δυνατότητες του οutsourcing που βελτιώνει την απόδοση με κατακόρυφη μείωση κόστους μέσω αποϋλοποίησης των παραστατικών, τοπική ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εξερχομένων παραστατικών και αυτοματοποιημένη καταχώρηση εισερχομένων:

  1. Βελτίωση της παραγωγικότητας, εξάλειψη επαναλαμβανόμενων διαδικασιών και αύξηση της ορατότητας στη διαχείριση του λογιστηρίου
  2. Ευέλικτη, άμεση διασύνδεση με τους εμπορικούς συνεργάτες και ταχύτητα εξυπηρέτησης με ασφάλεια, διαφάνεια και αξιοπιστία
  3. Συνεχής ευθυγράμμιση και εναρμόνιση με το Φορολογικό Νόμο
  4. Ενημέρωση και ορατότητα των συναλλασσομένων για την αποστολή/παραλαβή των παραστατικών και πληρέστερες συμφωνίες λογαριασμών
  5. License Based προϊόν με δυνατότητα συνεργασίας με outsourced SaaS υπηρεσίες
  6. Μειωμένο περιβαλλοντικό αποτύπωμα
  7. Συμμετοχή στην αναπτυσσόμενη R@L ηλεκτρονική κοινότητα των >56.000 συνεργαζόμενων επιχειρήσεων, με άμεση διασύνδεση και επεκτασιμότητα

Σύμφωνα με τον κ. Ν. Ιωαννίδη, COO της Avis: «Οι συνδυαστικές λύσεις Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης, e-Invoicing και e-Invoicing EDI της Retail@Link μας βοηθούν στα σημαντικά βήματα ψηφιακού μετασχηματισμού που αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της στρατηγικής μας. Η Retail@Link, αρωγός σε αυτή μας την προσπάθεια, εναρμονίζεται με το σύνθημά μας “We try harder” και μας υποστηρίζει στους στόχους μας για εξέλιξη των εμπορικών μας συνεργασιών, μείωση κόστους καθημερινά επαναλαμβανόμενων λειτουργιών, βελτιστοποίηση και ανάπτυξη των υποδομών, ενισχύοντας ταυτόχρονα τα αμοιβαία οφέλη των συνεργασιών μας»